Kuplen

Her kan du læse om Kuplen, der er et af de lokaler Nordfyns Kommune udlåner til foreninger.

Booking kan ske ved mail til nfb@nordfynskommune.dk, på tlf. 64 82 86 80 eller ved henvendelse på Bibliotek & Borgerservice i åbningstiden.

Oplys om følgende:

- arrangementets formål
- kontakt person - navn, adresse, telefonnummer
- forening
- ca. antal personer
- evt. forplejning


Lokale

Mødesal med plads til max. 130 personer (herefter kaldet Kuplen).

Faciliteter

Der er adgang til toiletter, garderobe. Bemærk at der er offentlig adgang til garderoben i Bibliotek & Borgerservice's åbningstid.

Der er køkken, der kan benyttes til kaffe/te brygning. Der er kaffeservice på stedet.
Servering og tilberedning af egentlige måltider eller indtagelse af medbragt mad, må ikke finde sted. * 
Ved ønske om servering ud over kaffe/te m.v. skal der sendes en skriftlig ansøgning til biblioteket samtidig med reservering af lokalet, Kuplen.

Der kan til brug i Kuplen lånes forskelligt AV udstyr efter aftale med biblioteket.

Tidspunkter for lån af Kuplen

Kuplen kan lånes alle ugedage.

Formål og benyttelse

Kuplen er indrettet for at støtte det lokale kulturliv og stilles derfor vederlagsfrit til rådighed for institutioner, grupper, foreninger og organisationer hjemmehørende i Nordfyns Kommune.

Kuplen kan benyttes til oplysende virksomhed, foredrag, møder, musikarrangementer, filmforevisninger, udstillinger samt andre enkeltstående arrangementer, der ligger inden for rammerne af bibliotekets formål og virksomhed.

Industrielle og kommercielle virksomheder og organisationer hjemmehørende i Nordfyns Kommune kan benytte Kuplen til arrangementer af almen oplysende karakter, men ikke i erhvervs- eller reklamemæssigt øjemed.
Kuplen kan ikke benyttes til arrangementer af privat karakter. Kuplen kan ikke benyttes til kontinuerlig virksomhed. 
Kuplen kan ikke benyttes til arrangementer og aktiviteter, der af biblioteket skønnes at kunne skade gulve, inventar m.v.

Reservation af Kuplen

Reservering af Kuplen sker ved henvendelse til biblioteket. Reserveringer godkendes i den rækkefølge ansøgningerne indløber.
Reservering kan højest foretages for én sæson ad gangen. **
En sæson løber fra august-juli.
Reserveringen kan tidligst foretages 1. marts for førstkommende sæson.

Ved reservering underskrives en aftale om lån af Kuplen.

Aftale om lån af Kuplen

Aftale om benyttelse af Kuplen, inventar, apparatur eller lignende træffes med biblioteket, der skal have oplysninger om: 

• foreningens, institutionens, organisationens eller gruppens navn
• den ansvarlige leders navn, adresse, telefonnummer og evt. e-mailadresse
• mødet, møderækken, arrangementets emne, evt. titel samt dato, tidspunkt og varighed
• gennemføres arrangementet ikke, skal det meddeles biblioteket snarest muligt.

Den ansvarlige leder for afvikling af arrangementet underskriver aftalen om lån af Kuplen og er ansvarlig for:
• at nærværende regler overholdes
• evt. betalinger
• udleverede nøgler og at disse afleveres på biblioteket senest første hverdag efter lån af Kuplen
• opstilling af borde og stole samt AV udstyr
• at lokalet efterlades i samme stand som ved modtagelsen
• at bord- og stoleopstilling er i overensstemmelse med brandmyndighedens instruks. Oversigter for opstillinger af borde og stole skal overholdes. Oversigter og brandinstruks ses i mappen i teknikrummet.
• at vinduer lukkes, lyset slukkes, at alle benyttede døre aflåses forsvarligt 

Bortkomne nøgler erstattes og kan udløse krav om betaling for omstilling af låsesystem.

Rengøring m.v.

Kuplen skal afleveres fejet og ryddeligt. Med mindre andet aftales, skal inventaret stå, som det forefandtes ved ibrugtagning af lokalet.
Ved mangelfuld rengøring eller ryddelighed rekvirerer biblioteket fornøden rengøring, der betales af låneren af lokalet.

Ødelagte effekter og inventar erstattes af låneren til nypris-anskaffelse.

Ved udløsning af falsk alarm betaler låneren for tilkald af vagtmandskab.

Ved unødvendigt tilkald af personale, betales halvdelen af takst for tilkald af vagtmandskab.

Andre bestemmelser:

Det kan ikke påregnes at bibliotekets personale er til stede ved arrangementet.

Biblioteket kan ikke gøres ansvarlig for evt. skader på eller tyveri af medbragt udstyr.

Benyttelse af garderoben sker på lånerens eget ansvar.

Bibliotekets anvisninger vedr. brug af udstyr, ventilationsanlæg m.v. skal efterkommes.

Tvivltilfælde forelægges bibliotekschefen, der endvidere kan dispensere fra nærværende regler.

Klager over trufne afgørelser forelægges Sundheds- Kultur og Fritidsudvalget.


* Undtaget fra disse bestemmelser er Nordfyns Kommunes arrangementer og interne møder og kurser

** Ved politisk beslutning har Huset fortrinsret til reservering for en sæson efter en forud fastlagt plan

Reglerne er revideret december 2010
Siden blev sidst opdateret 03.04.2019 af indholdsansvarlig SLG

Kontakt

Bibliotek og Borgerservice
Søndergade 2
5450 Otterup

Tlf.: 64 82 86 80
Send os en sikker besked

Telefontider

Mandag: 9.00 - 15.00
Tirsdag: 9.00 - 15.00
Onsdag: 9.00 - 15.00
Torsdag: 9.00 - 17.00
Fredag: 9.00 - 13.00