Personoplysninger på ansatte

Retsgrundlaget for vores personaleadministration er arbejdsrettens regler samt ledelsesretten. Vores hjemmel til behandling fremgår af databeskyttelseslovens § 12 samt databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b for almindelige oplysninger og art. 9, stk.2, litra b og f.

Nordfyns Kommune er dataansvarlig for de data, vi har om dig. Vi sikrer behandlingen af oplysningerne ved at indgå databehandleraftaler med de leverandører, som også kan tilgå og/eller behandle dine data, således behandlingen sker i overensstemmelse med reglerne.

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger vi har om dig, formålet med vores behandling, hvilke kategorier af oplysninger, vi behandler, hvor oplysningerne kommer fra, og du har ret til at få af vide, når vi indsamler oplysninger om dig.

Når vi ansætter dig, opretter vi en personalesag i vores elektroniske sagssystem KMD OPUS. Her registrerer vi blandt andet følgende oplysninger:

• Navn – og stillingsbetegnelse

• Ansøgning med bilag

• CPR-nummer

• Privatadresse

• Privat telefonnummer

• E-mailadresse

• Evt. oplysninger om nærmeste pårørende

• Lønindplacering

• Pensionskasse

Ofte indhenter vi før ansættelsen tillige:

• Straffeattest og børneattest

I KMD OPUS har vi alle stamdata om dig. Derudover har vi alle de oplysninger, som registreres under din ansættelse. Du får et unikt medarbejdernummer og et DG-nummer, som identificerer dig som medarbejder.

Stamdata i OPUS er eksempelvis:

• Uddannelsespapirer

• Arbejdsmæssige kontaktoplysninger

• Orlov

• Fraværsoplysninger

• Anciennitet

• Lønforhandlinger

• Øvrige personaleforhold

Vi bruger nogle af oplysningerne til statistik. F.eks. trækkes oplysninger om sygefraværet ud i rapporter til brug for vores arbejde med at nedbringe sygefraværet. Vi trækker alene tallene ud til rapporterne, således at du ikke bliver identificeret i rapporterne.

Din leder kan tilgå din personalemappe, og det er din leder, der registrerer fravær, ferie, godkender kørsel mv.

Din leder kan tilgå dine oplysninger. Derudover kan den lønmedarbejder, som er tilknyttet dit område, tilgå og behandle dine oplysninger. Endeligt kan medarbejdere i Forhandling og Personale tilgå dine oplysninger, da de har brug for adgang for at kunne opfylde deres arbejdsforpligtelser. Alle de nævnte er samtidig oplyst om, at din personalesag alene må tilgås som et led i udførelsen af en opgave i relation til dig og din ansættelse.

De personoplysninger, vi i Nordfyns Kommune behandler om dig, kan komme fra:

• Dig selv som ansøger eller medarbejder

• Dig selv og/eller din læge, i forbindelse med sygdom og indhentelse af lægeerklæringer

• Din nærmeste ledelse og arbejdspladsen i øvrigt

• Din fagforening

• Din pensionskasse

• Politiet

• Andre offentlige myndigheder

Nogle typer af oplysninger knytter sig til din lønudbetaling, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre oplysninger (f.eks. mødereferater eller din mailadresse) knytter sig mere til de opgaver, du løser.

Fravær ved din sygdom og frihed som følge af barnets 1. og 2. sygedag registreres til statistisk brug.

Derudover er der flere fraværsformer, som medfører en refusionsret for Nordfyns Kommune, dette f.eks. langvarigt sygefravær og barsel. I de tilfælde hvor vi kan søge refusion, gør vi det, hvilket medfører, at vi videregiver dine oplysninger til Udbetaling Danmark. Det er kun de oplysninger, der er relevante for søgning af refusion, der videregives.

Nordfyns Kommune har mange forskellige fagområder med tilknyttede fagsystemer. Eksempelvis har hjemmeplejen et system for vagtplanlægning og kørelister, og Jobcenteret har systemer for f.eks. myndighedssagsbehandling- og afgørelser. Der vil være oplysninger i disse systemer om dig, hvor det er relevant for dig som medarbejder i forhold til den pågældende opgave, som du udfører.

Intranettet

Nordfyn Kommunes intranet har oplysninger registreret om dig i en elektronisk telefonbog, så du er nem at finde for dine kolleger. Det er alene arbejdsmæssige oplysninger som e-mail, telefonnr., titel og evt. arbejdsopgaver, der er angivet. Hvis der er foto lagt ud af dig, så vil det være på baggrund af dit samtykke.

Særligt vedrørende Outlook

• E-mail: Vi registrerer alle e-mails i Outlook, som går ind til og ud fra Nordfyns Kommune.

• Kalendersystemet i Outlook: I Nordfyns Kommune har vi åbne kalendere, og dine aftaler og øvrige registreringer i kalenderen er synlige for alle medarbejdere, medmindre du markerer dem som private.

Løn, skat og pension

I forbindelse med udbetaling af løn, bliver der videregivet relevante oplysninger, for at lønnen kan udbetales korrekt. Nordfyns Kommune benytter KMD’s lønsystem OPUS, og herfra anviser lønkonsulenten din løn til NemKonto. Systemet sender din lønseddel i E-Boks.

Samtidig sørger vi for at overføre din A-skat til SKAT, ATP og pension til din pensionskasse, hvorfor disse er modtagere af relevante personoplysninger i den sammenhæng.

Indgangsbrik og ID-kort

Ved ansættelsen har du fået en indgangsbrik, som giver dig adgang til de bygninger i kommunen, som du har behov for at kunne tilgå. Brikken er registreret med dit dg-nummer og er personlig. Nordfyns kommune tager log på tilgang til visse af kommunens bygninger og rum, fx IT serverrum. ID-kort anvendes alene som identifikation.

Kommunens tjenestebiler

Der er installeret GPS i kommunens biler, og der vil således være registreret oplysninger hos os om din kørsel i kommunens biler.

Kommunens sundhedsordning

Vi vil have oplysninger om din anvendelse af Nordfyns Kommunes sundhedsordning, såfremt du benytter denne.

Personalesager opbevares i 10 år, medmindre der er en retlig forpligtelse eller retligt behov for at gemme den i længere tid. Det kan være, at du har en arbejdsskadesag ved os, som medfører et behov for at gemme dine oplysninger. Tjenestemandssager gemmes altid.

Du har som registreret ret til at kende til de oplysninger, vi har om dig, og hvordan vi behandler oplysningerne. Derudover har du ret til at se de oplysninger, som vi behandler, ret til at få oplysningerne berigtiget, hvis der er fejl i dem, ret til at komme med indsigelser. I særlige tilfælde har du ret til at få oplysninger slettet og til at få begrænset behandlingen af personoplysninger.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Nordfyns Kommune behandler dine personoplysninger. Find Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på Datatilsynets hjemmeside.

Nordfyns Kommune er dataansvarlig myndighed for de oplysninger, der bliver behandlet om dig. Du kan også kontakte Nordfyns Kommunes databeskyttelsesrådgiver, DPO, hvis du har konkrete spørgsmål om, hvordan dine oplysninger bliver behandlet.

Du finder kontaktoplysninger nederst på siden.