Aktindsigt

Enhver har ret til aktindsigt efter Offentlighedsloven, og der er hverken krav om alder, statsborgerskab eller lignende. Der er heller intet krav om, at du skal begrunde ønsket om aktindsigt, ligesom du ikke selv behøver at være involveret i sagen.

Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter i en sag, herunder også kort, tegninger, film m.v.

1.1. Forvaltningsloven – Partsaktindsigt

Hvis aktindsigten omhandler din egen sag, eller du er part i en sag (dvs. direkte berørt af kommunens afgørelse), har du krav på aktindsigt efter reglerne i Forvaltningsloven.

Aktindsigt efter Forvaltningsloven er mere omfattende end Offentlighedsloven, da der er oplysninger om dig selv, som du gerne må blive bekendt med, men som andre ikke ville få adgang til.

Der er ingen krav til, hvordan du skal anmode om aktindsigt. Det kan ske via brev, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse.

Det er ikke et krav, at du skal begrunde dit ønske om aktindsigt, ligesom det heller ikke er nødvendigt at kende journalnummeret eller betegnelsen for den sag, som du ønsker aktindsigt i. Det er dog nødvendigt, at du angiver tilstrækkelige oplysninger, så sagen kan identificeres, eller angiver det tema sagen eller dokumentet vedrører.

Du kan som udgangspunkt kun få aktindsigt i eksisterende dokumenter på sagen. Hvis du beder om oplysninger, som kan fremskaffes ved at foretage en sammenstilling af eksisterende oplysninger i kommunens databaser, skal der også gives aktindsigt i disse såkaldte ”dataudtræk”, hvis de kan foretages ved få og enkle kommandoer, f.eks. hvor mange virksomheder i kommunen, der opkræves dækningsafgift.

Kommunen skal snarest og inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt færdigbehandle anmodningen, medmindre det på grund af sagen omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Anmodninger, som er klart definerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver nærmere gennemgang eller vurdering, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Du har altid krav på at få en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din anmodning om aktindsigt.

For at få tildelt aktindsigt, skal du blot henvende dig til den rette myndighed.

Ønsker du aktindsigt, skal du henvende dig til den afdeling eller sagsbehandler i kommunen, der har med den pågældende sag at gøre.

Er du ikke bekendt med, hvilken afdeling eller sagsbehandler, der har med den pågældende sag at gøre, kan du sende din anmodning til kommunen pr. mail, post@nordfynskommune.dk eller pr. post til Østergade 23, 5400 Bogense.

Du vil som hovedregel få en kopi af det materiale, som du har begæret aktindsigt i, enten med Digital Post eller pr. post.

Hvis materialet har et meget stort omfang, eller indeholder materiale, der er svært at kopiere, kan kommunen undtagelsesvis bestemme, at aktindsigten imødekommes ved, at du får lejlighed til at gennemse materialet.

Justitsministeriet har fastsat regler for betaling for afskrifter og kopier, der udleveres i henhold til både offentlighedsloven og forvaltningsloven. I henhold til bekendtgørelserne kan kommunen opkræve betaling for eksemplarer af afskrifter og fotokopier.

Kommunen kan efter offentlighedslovens bestemmelser afvise en anmodning om aktindsigt, hvis den vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug.

Kommunen kan give afslag i de situationer, hvor du angiver et meget bredt tema for anmodningen, og hvor mængden eller kompleksiteten af sagerne medfører et meget uforholdsmæssigt stort tidsforbrug for kommunen.

Der er visse typer af sager, hvor kommunen efter offentlighedslovens bestemmelser ikke må give aktindsigt. De vigtigste undtagelser er:

• Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige

• Personalesager, du kan kun få oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.

Disciplinærsager for ansatte i chefstillinger, du kan kun få oplysninger om disciplinære sager, som er mindre end 2 år gamle.

6.1. Interne dokumenter

Interne arbejdsdokumenter er som hovedregel undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens regler. Interne arbejdsdokumenter er f.eks.:

• Dokumenter, som kommunen har udarbejdet til eget brug.

• Intern udveksling af oplysninger inden for kommunens forvaltninger.

• Intern udveksling af oplysninger mellem kommunalbestyrelsen og dens udvalg, organer og forvaltninger

I nogle tilfælde vil du dog have krav på aktindsigt i interne dokumenter. Det drejer sig f.eks. om interne dokumenter, som kun indeholder kommunens endelige beslutning i sagen eller kun indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt.

Selv om der er tale om interne dokumenter, har du krav på at få aktindsigt i oplysninger om faktiske omstændigheder i sagen, der ikke fremgår af andre dokumenter end de interne. Kommunen skal i dette tilfælde uddrage oplysningerne fra de interne dokumenter.

6.2. Politikere og offentligt ansattes kalendere

Retten til aktindsigt omfatter ikke førelse af en kalender.

6.3. Fortrolige oplysninger

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold, f.eks.:

• Oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold.

• Oplysninger om private virksomheders drifts - eller forretningsforhold samt tekniske indretninger.

6.4. Andre undtagelser

Andre dokumenter kan ligeledes være undtaget fra aktindsigt, f.eks.:

• Kommunens korrespondance med advokater i forbindelse med retssager.

• Dokumenter i forbindelse med udførelsen af kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser, f.eks. aftaler om indkøb, tilbud m.v.

• Dokumenter i forbindelse med gennemførelsen af kommunens kontrol- eller planlægningsopgaver.

Herudover kan også andre dokumenter være undtaget fra aktindsigt, hvis pligten til aktindsigt er begrænset af særlig bestemmelser om tavshedspligt efter anden lovgivning.

Kommunen overvejer i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt, om der kan gives aktindsigt i videre omfang, end hvad der følger af offentlighedslovens bestemmelser.

Der kan som udgangspunkt gives aktindsigt, hvis oplysningerne ikke er fortrolige, indeholder personfølsomme oplysninger, eller der i øvrigt ikke er andre væsentlige grunde, der begrunder et afslag.

Hvis du får afslag på aktindsigt, eller kun får indsigt i en del af det materiale, som du er begæret aktindsigt i, har du krav på en afgørelse med en begrundelse og klagevejledning. Såfremt du er uenig i afgørelsen, har du mulighed for at klage over afgørelsen som beskrevet i klagevejledningen.

Ankestyrelsen fører i henhold til den kommunale styrelseslov tilsyn med, om Nordfyns Kommune overholder lovgivningen. Tilsynet kan dog kun behandle en klage, såfremt der ikke er nogen særskilt klageinstans.

Har kommunen ikke færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt inden 14 dage efter modtagelsen, har du mulighed for at klage særskilt over sagsbehandlingstiden.

En klage over sagsbehandlingstiden skal fremsendes til kommunen. Hvis kommunen ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest syv arbejdsdage efter klagens modtagelse, skal kommunen videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden.

Du kan for flere oplysninger om offentlighedsprincippet og retten til aktindsigt hos Justitsministeriet. Du kan også henvende dig til Folketingets ombudsmand, der har behandlet mange klager over afslag på aktindsigt.